1. الاستشارة وتحديد الاحتياجات: التواصل مع العميل لفهم أهداف الفعالية والاحتياجات الخاصة بها.

2. وضع الرؤية والمفهوم: تطوير فكرة أساسية تتماشى مع أهداف العميل ونوع الفعالية.

3.تحليل الجمهور المستهدف: دراسة الجمهور المستهدف واحتياجاتهم واهتماماتهم لتشكيل الفعالية بشكل يلبي تلك الاحتياجات.

4. تحديد المكان والتاريخ: اختيار مكان مناسب يناسب نوع الفعالية وتحديد تاريخها.

5. تطوير خطة تنظيمية: وضع خطة شاملة تتضمن جميع جوانب الفعالية من توقيت وبرنامج وأنشطة.